Jan-Niklas Hustedt, Geschäftsführer der Sparkassen-Personalberatung GmbH, spricht über die finanzielle Problematik von offenen Positionen im Unternehmen und wie sich Vakanzen stoppen lassen:
„Unbesetzte Stellen tragen in deutschen Unternehmen weit mehr mit sich als ein rein organisatorisches Problem – sie belasten Projekte, Umsätze und interne Strukturen in hohem Maße. Jede Vakanz raubt dem Betrieb wertvolle Kapazitäten, was dazu führt, dass sich Pläne verzögern, Budgets unter Druck geraten und Einnahmen ausbleiben. Damit entsteht eine Lücke in der Wertschöpfung, die nicht nur finanziell schmerzt, sondern strategische Spielräume einengt und Innovationsfähigkeit gefährdet. Fachkompetenz fehlt und Kolleginnen sowie Kollegen übernehmen zusätzliche Aufgaben – oft parallel zu ihren eigenen. In der Folge sinkt die Produktivität und umgekehrt steigt Ermüdung sowie unausgesprochener Frust im Team. Mit Lieferverzögerungen, schwankender Qualität und in der Folge unzufriedenen Kundinnen und Kunden lassen direkte Folgen oftmals nicht lange auf sich warten. In der Summe entstehen erhebliche Zeitverluste und zunehmende Kosten – nicht nur durch verpasste Umsätze, sondern auch durch ineffiziente interne Abläufe und übermäßige Belastung.
Zahlen bitte
Anstelle veralteter Statistiken setzt die moderne Personal- und Unternehmenssteuerung auf die Kennzahl ‚Cost of Vacancy‘ (CoV) – eine Methode, mit der jede Organisation selbst berechnen kann, welchen finanziellen Schaden eine offene Stelle tatsächlich verursacht. Die CoV-Rechnung macht klar: Jede einzelne Vakanz zieht einen Verlust nach sich und Unternehmen müssen lernen, diesen zu quantifizieren, um ihn effektiv zu managen. Eine verbreitete Formel fasst die relevanten Faktoren zusammen, indem sie das Bruttojahresgehalt der vakanten Position, geteilt durch die durchschnittliche Arbeitstagezahl pro Jahr, mit der Vakanzdauer und einem Einfluss- beziehungsweise Wichtigkeitsfaktor aus der Bedeutung der Stelle multipliziert. Alternativ lässt sich der betriebliche Aufwand auch über das Gehalt inklusive Betriebskosten plus Umsatzanteil pro Mitarbeitendem berechnen, multipliziert mit der Vakanzdauer. So wird greifbar, wie schmerzhaft eine Vakanz wirklich ist. Die Kennzahl sensibilisiert Entscheiderinnen und Entscheider dafür, dass jede unbesetzte Stelle bares Geld kostet – und vor allem auch operativen Schaden anrichtet. Das stärkt das Bewusstsein dafür, dass Recruiting keine reine Kostenstelle ist, sondern ein strategisches Investment, das sofort Wirkung entfaltet, wenn Stellen schnell wieder besetzt werden.
Recruiting als Effizienzhebel
Mit der CoV-Kennzahl lässt sich also argumentieren: Je schneller eine Stelle besetzt wird, desto niedriger die Kosten, desto stabiler die Leistungsfähigkeit – und als desto wettbewerbsfähiger erweist sich das Unternehmen auch nachhaltig. Anstelle des Wartens auf Bewerbungen tritt Recruiting in die Rolle des aktiven Steuerungsinstruments. Schlanke, digital unterstützte Recruitingprozesse reduzieren die Vakanzdauer. Aufbau und Pflege eines Talentpools ermöglichen einen proaktiven Zugriff auf potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten. Internes Mobilitätsmanagement kann offene Stellen durch interne Übergänge schnell ausgleichen und motiviert gleichzeitig die Belegschaft. Data-driven Recruiting – auf Basis der CoV-Werte – schafft Transparenz über typische Schwachstellen im Prozess. Zudem sorgt ein strukturiertes Onboarding dafür, dass neue Mitarbeitende rasch ihre Produktivität steigern und wo Kontinuität fehlt, helfen Interimslösungen oder spezialisierte Partnerschaften, Engpässe zu überbrücken, ohne das Stammpersonal dauerhaft zu belasten. Unbesetzte Stellen sind kein harmloses Personalthema, sondern ein ernstzunehmender Kostenfaktor, der Projekte, Umsätze und Teams belastet. Statt auf Durchschnittszahlen zu vertrauen, ermöglicht die eigene ‚Cost of Vacancy‘-Berechnung Unternehmen, den tatsächlichen Verlust transparent zu machen. Dieses Bewusstsein kann ein Umdenken initiieren: Recruiting wird Teil der Unternehmensstrategie. Schlanke Prozesse, gezielte Maßnahmen und datenbasierte Steuerung helfen, Vakanzen schneller zu schließen, Produktivität zu sichern und langfristig Stabilität und Erfolg zu fördern.“
Weitere Informationen finden Sie unter https://sparkassen-personalberatung.de/
