Mit einer PMS lassen sich Projekte effizienter bewältigen

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Projekte nehmen in Deutschland einen zunehmend größeren Stellenwert in Betrieben ein. Nach der GPM-Studie Projektifizierung 2.0 wurden in Deutschland im Jahre 2022 34,5 Prozent der gesamten Arbeit in Projekten umgesetzt. Projekte passen aufgrund ihrer Flexibilität zur modernen Arbeitswelt der Industrie 4.0, zumal sie einen strukturierten Rahmen zur Bewältigung von Komplexität bilden, die Aufteilung größerer Vorhaben in überschaubaren kleineren Teilaufgaben zulassen und die Bündelung von Ressourcen und Kompetenzen ermöglichen. Weiterhin bilden sie ein ausgezeichnetes Umfeld für die Entwicklung innovativer Ideen.

Eine geeignete Projekt-Management-Software (PMS) erleichtert Unternehmen die Durchführung von Projekten und ist bei der Projektgestaltung mit zahlreichen Vorteilen verbunden. Was genau sind die Pluspunkte einer PMS für Betriebe und auf welche Kriterien kommt es beim Anbietervergleich an?

Die Vorteile einer guten PMS für die Durchführung von Projekten

Die Vorteile einer leistungsfähigen PMS sind für die Projektgestaltung reich gesät. Unter anderem mit diesen Fortschritten können Unternehmen rechnen.

Übersicht und Orientierung

Zunächst bietet ein einfaches digitales Projektmanagement für Unternehmen sämtlichen Projektteilnehmern Übersicht und Orientierung. Durch anschauliche Schaubilder mit einer klaren Visualisierung von Plänen, Aufgaben, Statistiken und Zuständigkeiten können sämtliche Stakeholder ihre Anforderungen auf einen Blick erkennen. Mit der Darstellung von Abhängigkeiten erhalten Teilnehmer Einblicke in das Gesamtbild der Projekte und können ablesen, welche Aufgaben Priorität haben und wann mögliche Engpässe entstehen könnten.

Durch komplexe Schaubilder wie das Kanban-Board oder das Gantt-Diagramm erhalten die Beteiligten tiefere Einsichten in das große Ganze, um das veraltete Silodenken zu überwinden und in einem höheren Maß Verantwortung zu übernehmen. Sie wissen immer, wo sie stehen und was für die Projektziele noch zu tun ist. Der Mehrwert an Übersicht und Orientierung ist die Voraussetzung für ein abteilungsübergreifendes, vernetztes Arbeiten nach agilen Methoden und den Werten der Holokratie.

Bessere Steuerungsmöglichkeiten

Die zahlreichen Schaubilder und Statistiken einer PMS befähigen Organisatoren zur besseren Verwaltung von Ressourcen und Einhaltung von Terminen, indem sie den Projektfortschritt in Echtzeit verfolgen und zahlreiche Eingriffsmöglichkeiten zur Optimierung der Projektarbeit haben. So bietet eine gute PMS nützliche Funktionen wie die individuelle Zuordnung von Aufgaben, Setzung von Fristen, Ansprache von Stakeholdern, Erstellung von Priorisierungen, Darstellung von Meilensteinen und das Anlegen von To-do-Listen.

Die datengetriebene Analyse lässt eine Trendanalyse mit der Erstellung von Prognosen zu, sodass Verantwortliche die Notwendigkeit für eine Intervention erkennen und die Auswirkungen von Alternativen testen können, wie diese sich bei einer Umsetzung auf den Projektfortschritt auswirken würden.

Bündelung von Ressourcen

Mit einer PMS lassen sich sämtliche Stakeholder zu einem gemeinsamen Ziel verpflichten. Sämtliche Kommunikationsprozesse über Chats, Foren und Video-Telefonie sind auf das Projekt ausgerichtet und bieten die Möglichkeit der Speicherung der Kommunikation, um jederzeit auf den bisher erzielten Ergebnissen aufzubauen. Die Kommunikation ist zentralisiert, was eine abteilungsübergreifende Kollaboration ermöglicht, und sie lässt sich anhand verschiedener Diskussionsstränge und Themenschwerpunkte in eine sinnvolle Ordnung bringen. Zusätzlich erhalten Stakeholder den Zugriff auf Dateien, die sie für das Projekt gemeinsam nutzen können.

Darauf kommt es beim Anbietervergleich an

Vor dem Anbietervergleich einer PMS empfiehlt sich eine Bedarfsanalyse. Wichtig ist vor allem, dass die gewählte PMS über sämtliche Funktionen für die Leistung, Zeit und Kosten verfügt, die das Unternehmen benötigt und die das magische Dreieck von Projekten abbilden. Um Projekte unterschiedlicher Größe managen zu können, muss die PMS skalierbar sein. Außerdem sollte sie Teilnehmern nach dem BYOD-Ideal das Einloggen mit privaten Endgeräten ermöglichen.

Ein anderes wichtiges Kriterium ist die Benutzerfreundlichkeit der Software mit einer intuitiven Steuerung. Beispiele für Funktionen, die der Usability dienen, sind kurze Klickpfade, übersichtliche Ansichten, selbsterklärende Navigationselemente und die Steuerung via Drag-and-Drop. Weiterhin verfügt eine gute PMS über externe Schnittstellen für die Verknüpfung mit anderen Plattformen und über einen modularen Aufbau für eine größere Flexibilität bei der Projektgestaltung.

Clouds sind heute fast durchgängig On-Premise-Lösungen in puncto Leistung, Automatisierung, Geschwindigkeit und Skalierung überlegen. Anzustreben sind All-in-one-Lösungen, um sämtliche Daten zu bündeln, Mitarbeitern die Bedienung der technischen Abläufe zu erleichtern und Inkompatibilitäten zu vermeiden. Abschließend beugt eine zuverlässige IT-Sicherheit technischen Störungen, Datenklau und Hackerangriffen vor.

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